Kilanka erfolgreich eingeführt: Wie wir bei Pasapa Mensch und Beruf e.V. eine Eigenentwicklung durch eine moderne Fachsoftware ersetzt haben

Die Einführung einer neuen Fachsoftware ist kein IT-Projekt von der Stange. Gerade in sozialen Einrichtungen greifen Dokumentation, Personalverwaltung, Dienstplanung und gesetzliche Vorgaben ineinander. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an eine Software – und an deren Einführung.

Als Agentur begleiten wir regelmäßig Unternehmen und Organisationen bei Digitalisierungsprojekten. Dabei geht es selten nur um die Installation einer Anwendung. Viel wichtiger ist es, bestehende Arbeitsabläufe zu verstehen, bewährte Prozesse zu erhalten und gleichzeitig die Möglichkeiten moderner Software sinnvoll zu nutzen.

Genau diese Aufgabe stellte sich auch bei unserem Projekt mit Pasapa Mensch und Beruf e.V.. Innerhalb von rund sechs Monaten haben wir den Träger bei der Einführung der Fachsoftware Kilanka begleitet – von der ersten Bestandsaufnahme über die Datenmigration bis zum erfolgreichen Produktivstart.

Viele soziale Einrichtungen kennen diese Situation. Über Jahre wurde eine eigene Software aufgebaut, erweitert und an die individuellen Anforderungen angepasst. Das System funktioniert, die Mitarbeitenden kennen die Abläufe und jeder weiß, an welcher Stelle welche Informationen zu finden sind.

Doch irgendwann verändert sich das Umfeld. Gesetzliche Anforderungen entwickeln sich weiter, Dokumentationspflichten nehmen zu und neue Arbeitsabläufe lassen sich nur noch mit erheblichem Programmieraufwand umsetzen. Gleichzeitig fehlen regelmäßige Updates, Sicherheitsanpassungen oder neue Funktionen, die heute selbstverständlich erwartet werden.

Genau an diesem Punkt befand sich Pasapa Mensch und Beruf e.V. Die vorhandene Eigenentwicklung hatte viele Jahre gute Dienste geleistet, wurde aber nicht mehr aktiv weiterentwickelt. Jede Anpassung verursachte zusätzlichen Aufwand. Die Entscheidung fiel deshalb bewusst für einen Wechsel auf eine professionelle Fachsoftware, die kontinuierlich weiterentwickelt wird und langfristig Planungssicherheit bietet.

Eine neue Software löst keine organisatorischen Probleme. Sie kann bestehende Abläufe unterstützen, vereinfachen oder beschleunigen – sie ersetzt jedoch keine durchdachte Organisation. Deshalb beginnen wir Projekte dieser Art nie mit der Installation einer Anwendung.

Unsere erste Aufgabe bestand darin, den Arbeitsalltag bei Pasapa kennenzulernen. Gemeinsam mit den verantwortlichen Mitarbeitenden haben wir analysiert, welche Informationen täglich benötigt werden, wie Dokumentationen entstehen, welche Prozesse voneinander abhängen und an welchen Stellen die bisherige Software bereits an ihre Grenzen stößt.

Diese Analyse ist häufig der wichtigste Teil eines Projekts. Wer sofort mit der Einrichtung beginnt, übernimmt oft unbemerkt alte Arbeitsweisen in ein neues System. Unser Ziel war jedoch ein anderes: Bewährte Prozesse sollten erhalten bleiben, gleichzeitig wollten wir die Möglichkeiten einer modernen Fachsoftware konsequent nutzen.

Im nächsten Schritt stand die Auswahl der geeigneten Lösung im Mittelpunkt. Gesucht wurde eine Fachsoftware, die den Arbeitsalltag sozialer Einrichtungen vollständig unterstützt und gleichzeitig genügend Flexibilität für zukünftige Entwicklungen bietet. Nach der Bewertung verschiedener Möglichkeiten fiel die Entscheidung auf Kilanka.

Kilanka vereint die wesentlichen Verwaltungs- und Dokumentationsprozesse in einer zentralen Plattform. Für Pasapa bedeutete das, dass künftig keine unterschiedlichen Anwendungen mehr parallel genutzt werden müssen. Berücksichtigt wurden unter anderem digitale Klientendokumentation, Mitarbeiterverwaltung, Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Dokumentenmanagement und Stammdatenverwaltung.

Gerade die Klientendokumentation spielt in sozialen Einrichtungen eine zentrale Rolle. Informationen müssen vollständig, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sein. Gleichzeitig sollen Mitarbeitende möglichst wenig Zeit mit administrativen Tätigkeiten verbringen. Die Möglichkeiten von Kilanka passen genau zu diesem Anspruch.

Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass Softwareeinführungen selten an der Technik scheitern. Probleme entstehen meist dann, wenn Zuständigkeiten unklar sind, Daten ungeprüft übernommen werden oder Mitarbeitende erst kurz vor dem Produktivstart eingebunden werden. Deshalb haben wir gemeinsam mit Pasapa zunächst einen detaillierten Projektplan entwickelt.

Für jede Projektphase wurden konkrete Ziele definiert: Welche Daten müssen aus der bisherigen Eigenentwicklung übernommen werden? Welche Informationen können archiviert werden? Welche Module werden zuerst eingerichtet? Welche Abhängigkeiten bestehen? Wann beginnt die Testphase? Welche Aufgaben müssen vor dem Produktivstart abgeschlossen sein?

Dieser strukturierte Ablauf sorgte dafür, dass während der gesamten Projektlaufzeit Transparenz bestand. Gerade bei einer Einführung, die den laufenden Betrieb einer sozialen Einrichtung betrifft, schafft eine solche Planung Sicherheit – sowohl für den Kunden als auch für alle Mitarbeitenden, die später täglich mit der neuen Software arbeiten.

Oft wird unterschätzt, wie viele Entscheidungen zwischen der Auswahl einer Software und ihrem produktiven Einsatz getroffen werden müssen. Unsere Rolle bestand deshalb nicht darin, Kilanka lediglich zu installieren oder Standardkonfigurationen vorzunehmen. Vielmehr verstanden wir uns als Bindeglied zwischen den fachlichen Anforderungen des Kunden und den technischen Möglichkeiten der Software.

Während Pasapa die täglichen Arbeitsabläufe und organisatorischen Anforderungen einbrachte, beschäftigten wir uns intensiv mit den Konfigurationsmöglichkeiten von Kilanka, prüften verschiedene Lösungswege und stimmten technische Fragestellungen direkt mit dem Support des Herstellers ab.

Am Ende entscheidet nicht die Anzahl der Funktionen über den Erfolg eines Projekts. Entscheidend ist, dass die Software die Menschen unterstützt, die täglich mit ihr arbeiten.

Mit der Entscheidung für Kilanka begann die eigentliche Projektarbeit. Der größte Teil eines solchen Projekts besteht aus zahlreichen kleinen Entscheidungen, die später darüber entscheiden, ob Mitarbeitende effizient arbeiten können oder sich täglich mit unnötigen Umwegen beschäftigen müssen.

Bevor die ersten Daten importiert wurden, haben wir sämtliche Bereiche von Kilanka gemeinsam mit den Verantwortlichen bei Pasapa durchgesprochen. Welche Informationen werden tatsächlich benötigt? Welche Felder werden täglich genutzt? Welche Dokumentationen müssen schnell auffindbar sein? Welche Rollen benötigen welche Berechtigungen?

Unser Ziel war es nicht, möglichst viele Funktionen zu aktivieren. Viel wichtiger war eine Konfiguration, die zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen passt. Eine Fachsoftware sollte Prozesse unterstützen – nicht komplizierter machen.

Ein Softwarewechsel bietet immer die Gelegenheit, die eigene Arbeitsweise kritisch zu betrachten. Das bedeutet jedoch nicht, alles bisherige über Bord zu werfen. Viele Abläufe hatten sich über Jahre bewährt und sollten auch künftig erhalten bleiben. Gleichzeitig gab es Prozesse, die nur deshalb entstanden waren, weil die alte Eigenentwicklung bestimmte Funktionen nicht unterstützte.

An einigen Stellen konnten Arbeitsschritte vollständig entfallen. Andere Prozesse wurden zusammengeführt oder durch die Möglichkeiten der Software deutlich vereinfacht. Moderne Fachsoftware ersetzt nicht einfach eine alte Anwendung – sie eröffnet häufig ganz neue Möglichkeiten, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

Einer der anspruchsvollsten Projektabschnitte war die Übernahme der vorhandenen Daten. Da die bisherige Lösung individuell entwickelt worden war, existierten keine fertigen Importwerkzeuge oder Standardschnittstellen. Die Informationen lagen in einer Datenbank vor, deren Struktur über viele Jahre gewachsen war.

Für uns begann die eigentliche Datenmigration deshalb nicht mit einem Import, sondern mit einer Analyse. Gemeinsam mit Pasapa haben wir zunächst festgelegt, welche Informationen künftig weiterhin benötigt werden und welche Daten ausschließlich historischen Charakter besitzen. Nicht alles, was über Jahre gespeichert wurde, muss zwangsläufig in ein neues System übernommen werden.

Anschließend wurden die relevanten Daten exportiert, aufbereitet und den Strukturen von Kilanka zugeordnet. Erst nach Prüfung und Testimport erfolgte die eigentliche Übernahme. Dieses schrittweise Vorgehen reduziert Fehler erheblich und sorgt dafür, dass Mitarbeitende vom ersten Arbeitstag an mit konsistenten Daten arbeiten können.

Bei einer Softwareeinführung gibt es keinen zweiten ersten Eindruck. Deshalb führen wir vor jedem Produktivstart mehrere Testphasen durch. Auch bei Pasapa wurden Datenimporte, Arbeitsabläufe und Berechtigungen zunächst in einer Testumgebung überprüft. Gemeinsam mit den späteren Anwenderinnen und Anwendern konnten typische Alltagssituationen nachgestellt werden.

Kein Softwareprojekt verläuft vollständig ohne Rückfragen. Während des gesamten Projekts standen wir in regelmäßigem Kontakt mit dem Support von Kilanka. Statt selbst zwischen Hersteller und Projektbeteiligten vermitteln zu müssen, übernahmen wir die technische Abstimmung und sorgten dafür, dass offene Punkte zeitnah gelöst wurden.

Die beste Software nützt wenig, wenn sie im Arbeitsalltag nicht akzeptiert wird. Aus diesem Grund beziehen wir die späteren Nutzerinnen und Nutzer möglichst früh in das Projekt ein. Während der Einrichtung konnten Mitarbeitende ihre Erfahrungen aus dem täglichen Arbeitsablauf einbringen – viele dieser Hinweise flossen unmittelbar in die weitere Konfiguration ein.

Diese Vorgehensweise verbessert die Qualität der Lösung und sorgt dafür, dass die Einführung nicht als Bruch wahrgenommen wird, sondern als nachvollziehbare Weiterentwicklung der bisherigen Arbeitsweise.

Je näher der Produktivstart rückt, desto größer wird häufig die Anspannung. Schließlich hängt ein großer Teil der täglichen Arbeit von einer funktionierenden Software ab. Durch die sorgfältige Vorbereitung verlief der Wechsel bei Pasapa jedoch planmäßig. Daten waren übernommen, die Konfiguration abgeschlossen und Arbeitsabläufe in der Testphase erprobt. Kilanka konnte ohne unnötige Unterbrechungen in den laufenden Betrieb integriert werden.

Auch nach dem Go-live endete unsere Arbeit nicht. Gerade in den ersten Wochen nach einer Einführung entstehen erfahrungsgemäß neue Fragen oder Optimierungswünsche. Deshalb standen wir dem Kunden weiterhin als Ansprechpartner zur Verfügung und begleiteten die ersten Schritte im produktiven Betrieb.

Der Erfolg einer Softwareeinführung lässt sich nicht daran messen, ob am Ende alle Module eingerichtet sind. Entscheidend ist die Frage, ob die neue Lösung den Arbeitsalltag tatsächlich verbessert. Einige Wochen nach dem Produktivstart zeigte sich bei Pasapa, dass genau dieses Ziel erreicht worden war.

Besonders bei der Klientendokumentation machte sich der Unterschied bemerkbar. Informationen müssen nicht mehr an verschiedenen Stellen gesucht oder mehrfach erfasst werden. Auch in Mitarbeiterverwaltung, Dienstplanung sowie Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung profitieren die Verantwortlichen heute von einer einheitlichen Datenbasis. Das reduziert Abstimmungsaufwand und sorgt dafür, dass Informationen nicht mehr in verschiedenen Systemen gepflegt werden müssen.

Jede Einrichtung ist anders organisiert. Trotzdem gibt es Erkenntnisse, die sich durch nahezu jedes Einführungsprojekt ziehen. Die erste lautet: Eine gute Vorbereitung spart später erheblich Zeit. Viele Schwierigkeiten lassen sich bereits in der Planungsphase vermeiden.

Die zweite Erkenntnis betrifft die Datenmigration. Eine neue Fachsoftware ist eine gute Gelegenheit, historisch gewachsene Datenbestände zu bereinigen und mit einer sauberen Struktur neu zu starten. Ebenso wichtig ist die Kommunikation: Je früher Fragen rund um neue Abläufe, Sichtbarkeit von Informationen und Erfassungsaufwand beantwortet werden, desto größer ist die Akzeptanz innerhalb der Organisation.

Die Einführung von Kilanka bei Pasapa Mensch und Beruf e.V. war kein Projekt, das mit der Installation einer Software begann oder mit dem Produktivstart endete. Über rund sechs Monate haben wir den gesamten Veränderungsprozess begleitet – von der Analyse über Planung, Migration und Einrichtung bis zur Unterstützung nach dem Go-live.

Rückblickend bestätigt dieses Projekt unsere Überzeugung: Erfolgreiche Digitalisierung entsteht nicht durch Software allein. Sie entsteht dort, wo Menschen, Prozesse und Technik sinnvoll zusammengeführt werden.

Sie stehen vor einem ähnlichen Schritt – sei es eine Kilanka-Einführung, die Ablösung einer Eigenentwicklung oder die Optimierung einer bestehenden Fachsoftware? Sprechen Sie uns an. Über unser Kontaktformular vereinbaren wir gerne ein unverbindliches Erstgespräch und schauen gemeinsam, wie wir Ihre Organisation begleiten können.