Eigenentwicklung durch moderne Fachsoftware Kilanka ersetzt – in rund sechs Monaten zum Go-live
Begleitung bei der Ablösung einer gewachsenen Eigenentwicklung durch die Fachsoftware Kilanka – von Prozessanalyse über Datenmigration bis zum produktiven Go-live.
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Kunde
pasapa Mensch und Beruf e.V., Harzgerode
Projektdauer
ca. 6 Monate
Unsere Leistungen
Was war das Problem?
Die über Jahre gewachsene Eigenentwicklung hatte gute Dienste geleistet, wurde aber nicht mehr aktiv weiterentwickelt. Jede Anpassung verursachte zusätzlichen Aufwand, neue gesetzliche und dokumentarische Anforderungen ließen sich nur noch schwer abbilden. Für eine Einrichtung, deren Alltag von verlässlicher Dokumentation und Verwaltung abhängt, war das keine tragfähige Perspektive.
Ausgangssituation
- Auslaufende Eigenentwicklung ohne Weiterentwicklung
- Wachsende Dokumentations- und Verwaltungsanforderungen
- Komplexe, historisch gewachsene Datenbestände
Unser Ansatz
- Prozessanalyse vor Softwareauswahl
- Bereinigte, geprüfte Datenmigration
- Testphasen mit den späteren Anwender:innen
- Direkte Abstimmung mit dem Kilanka-Support
- Begleitung über den Go-live hinaus
Was war unser Einsatz?
Wir haben pasapa über rund sechs Monate beim kompletten Wechsel auf die Fachsoftware Kilanka begleitet – von der Prozessanalyse über die Auswahl der Lösung, die Konfiguration der Module (Klientendokumentation, Mitarbeiterverwaltung, Dienstplanung, Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung, Dokumentenmanagement, Stammdaten) bis zur sorgfältig vorbereiteten Datenmigration aus der Alt-Datenbank. Tests in einer separaten Umgebung, direkte Abstimmung mit dem Kilanka-Support und die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden sorgten für einen planbaren Go-live.
Was waren die messbaren Erfolge?
Der Wechsel verlief planmäßig und ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs. Statt einer auslaufenden Eigenentwicklung steht heute eine moderne, kontinuierlich weiterentwickelte Fachsoftware zur Verfügung. Informationen laufen zentral zusammen, Mehrfacherfassungen entfallen und besonders die Klientendokumentation profitiert sichtbar von der einheitlichen Datenbasis.
Projektdauer
Zentrale Plattform
Go-live ohne Ausfall
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